Customer Client Communication Skill

1. Design the Experience: আপনার কোম্পানি বা বিজনেসের সাথে কাস্টমারের যে অভিজ্ঞতা হবে, তা সুন্দরভাবে ডিজাইন করতে হবে।

2. Customer comes first/Customer is the king: আপনার সাথে পুরো interaction এ একজন কাস্টমার যাতে বেস্ট সার্ভিস পায়, সেটা নিশ্চিত করতে হবে।

3. Customer service: কাস্টমারের দিকে ফোকাস রাখুন, তাকে গুরুত্বপূর্ণ ফিল করান। আপনার স্টাফসহ প্রত্যেককে ট্রেইন করুন যেন তারা কাস্টমারদের সাথে সব সিচুয়েশনে ভালো ব্যবহার করে।

4. Listen to customers: Business এর ক্ষেত্রে কাস্টমার বা ক্লায়েন্টদের কথা থেকে কিন্তু অনেক সময় নতুন প্রোডাক্ট আইডিয়াও পাওয়া যায়। তাই কাস্টমার বা ক্লায়েন্ট কী বলছে, এটা খুব যত্নের সাথে শুনতে হয়।

5. Ask the right questions: বারবার প্রচুর প্রশ্ন করে তাদেরকে বিরক্ত করবেন না, অল্প প্রশ্নে যে তথ্য নিতে চাইছেন সেটাই জিজ্ঞেস করুন।

6. Keep multiple communication channels open: Combined কমিউনিকেশনের মাধ্যমে আপনি ক্লায়েন্টের সাথে ফেস টু ফেস কথা বলতে পারেন, ভয়েজ টু ভয়েজ কিংবা ইমেইলে কথা বলতে পারেন। যেসব মেথডে কাস্টমারের আপনার সাথে যোগাযোগ করতে সুবিধা হয়, সেরকম multiple চ্যানেল ওপেন রাখুন।

7. Be responsive: যদি কোনো কাস্টমার কোনো ধরনের ভুল বোঝে, কোনো মিস কমিউনিকেশন তৈরি হয়, অথবা কোনো খারাপ পারসেপশন তৈরি হয় তাহলে কাস্টমারের সাথে যত দ্রুত সম্ভব যোগাযোগ করে সমস্যার সমাধান করে দেয়া উচিত।

8. Feedback: যেকোনো প্রডাক্ট বা সার্ভিস কাস্টমারের কাছে সেল করা হলে অথবা কোনো বিষয়ে কাস্টমারের সাথে কথা বলার পরে আমাদের বিজনেসের যে এলিমেন্ট গুলো আছে সেগুলো সম্পর্কে কাস্টমার বা ক্লায়েন্ট এর ফিডব্যাক নিন।

9. Follow up: অনেক সময় ব্যবসার পক্ষ থেকে কাস্টমার বা ক্লায়েন্টকে বিভিন্ন কথা দেয়া হয়, প্রমিস করা হয়। অবশ্যই সেই কথাগুলো আমাদেরকে রক্ষা করতে হবে।

10. Customize communication: কাস্টমারের নাম, ইন্টারেস্ট ইত্যাদি অনুযায়ী তার সাথে কমিউনিকেশন কাস্টমাইজ করুন। বড় কোনো কোম্পানি হোক কিংবা ছোট বিজনেস, প্রত্যেকটার জন্যেই আমাদের ক্লায়েন্ট বা কাস্টমার এর সাথে কমিউনিকেশন করতে হয়। আমাদের এন্ড থেকে কাস্টমার বা ক্লায়েন্ট এর সাথে কমিউনিকেশনের উপর নির্ভর করে আমাদের বিজনেস কতটুকু সাকসেসফুল হবে। কারণ, দিনশেষে আমাদের প্রডাক্টগুলো ক্লায়েন্ট বা কাস্টমাররাই কিনে। তাই তাদের সাথে এফেক্টিভ কমিউনিকেশন না থাকলে বিভিন্ন ধরনের মিসকমিউনিকেশন এবং প্রবলেমস তৈরি হবে, যেটা কিনা সেলস কমিয়ে দিতে অথবা কাস্টমার হারাতে অনেকটা দায়ী থাকবে। আমরা এখানে কয়েকটি স্টেপ সম্পর্কে আলোচনা করব, যে স্টেপগুলো আয়ত্ত করে আমাদের কাস্টমার বা ক্লায়েন্ট দের সাথে আমাদের কমিউনিকেশন স্কিল আরো ক্লিয়ার করতে পারি এবং ভালো করতে পারি।

Customer comes first: ব্যবসার ক্ষেত্রে আপনার ক্লায়েন্ট বা কাস্টমার যদি আপনার প্রডাক্ট বা সার্ভিস নিয়ে সন্তুষ্ট না থাকে, তারা সেটা আরো দশজনের সাথে শেয়ার করবে এবং আপনার ব্যবসার একটা বড় ধরনের ক্ষতি হয়ে যাবে। অন্যদিকে একজন হ্যাপি কাস্টমার আপনাকে আরো নতুন কাস্টমার এনে দিতে সাহায্য করবে। তাই আপনার সাথে পুরো interaction এ একজন কাস্টমার যাতে বেস্ট সার্ভিস পায়, সেটা নিশ্চিত করতে হবে। তাদের সাথে প্রতি ক্ষেত্রে সম্মানজনক আচরণ করতে হবে এবং সর্বোচ্চ চেষ্টা করতে হবে যেন তারা আপনার প্রডাক্ট বা সার্ভিস নিয়ে খুশি থাকে।

Customer service: প্রতিটি ব্যবসার ক্ষেত্রেই কাস্টমার সার্ভিস অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। তাদের প্রতিটি প্রশ্ন এবং কমপ্লেইন শুনে সেটা নিয়ে কাজ করে আবার তাদেরকে জানাতে হবে। অনেক সময়, আমাদের সামনে কোন ক্লাইন্ট কাস্টমার থাকলে, অনেক সময় আমরা খুব তাড়াহুড়ো করে ক্লাইন্টের সাথে কথা বলে ক্লোজ করতে চাই। ইমেইলে ঠিকমতো রিপ্লাই করিনা অথবা ক্লায়েন্ট অনেক সময় ফোন দিলে আমরা ফোন সাইলেন্ট করে রাখি। এই সকল ঘটনাগুলো কিন্তু ক্লায়েন্টের সাথে সম্পর্ক খারাপ করে। কাস্টমারের দিকে ফোকাস রাখুন, তাকে গুরুত্বপূর্ণ ফিল করান। আপনার স্টাফসহ প্রত্যেককে ট্রেইন করুন যেন তারা কাস্টমারদের সাথে সব সিচুয়েশনে ভালো ব্যবহার করে।

Listen to customers: আপনি কাস্টমারের আপনি আগ্রহী কিনা সেটা আপনার লিসেনিং এর মাধ্যমে প্রকাশ পায়। Business এর ক্ষেত্রে কাস্টমার বা ক্লায়েন্টদের কথা থেকে কিন্তু অনেক সময় নতুন প্রোডাক্ট আইডিয়াও পাওয়া যায়। তাই কাস্টমার বা ক্লায়েন্ট কী বলছে, এটা খুব যত্নের সাথে শুনতে হয়। ক্লায়েন্ট বা কাস্টমার আপনাকে কোনো প্রশ্ন করলে, কোনো সমস্যার কথা বললে বা কোন সার্ভিস নিতে চাইলে অবশ্যই সেটা তাদেরকে দিতে হবে।

Ask the right questions: ক্লাইন্ট বা কাস্টমারের কাছ থেকে ইনফরমেশন পাওয়ার জন্য আপনি তাকে সঠিক প্রশ্ন জিজ্ঞেস করুন। বারবার প্রচুর প্রশ্ন করে তাদেরকে বিরক্ত করবেন না, অল্প প্রশ্নে যে তথ্য নিতে চাইছেন সেটাই জিজ্ঞেস করুন। অনেক সময় কাস্টমাররা সঠিকভাবে উত্তর করতে পারেনা সে ক্ষেত্রে আপনি একজন অফিসিয়াল হিসেবে যদি বুঝতে পারেন যে কাস্টমার কি বোঝাতে চাচ্ছে তাহলে নিজে থেকেই সঠিক প্রশ্নগুলো করে কাস্টমারকে সাহায্য করুন এবং তাকে প্রশ্নের উত্তর দিয়ে সহায়তা করুন।

Multiple Communication Channels: Combined কমিউনিকেশনের মাধ্যমে আপনি ক্লায়েন্টের সাথে ফেস টু ফেস কথা বলতে পারেন, ভয়েজ টু ভয়েজ কিংবা ইমেইলে কথা বলতে পারেন। যেসব মেথডে কাস্টমারের আপনার সাথে যোগাযোগ করতে সুবিধা হয়, সেরকম multiple চ্যানেল ওপেন রাখুন। তাহলে কাস্টমাররা তাদের সুবিধামতো আপনাদের reach করতে পারে।

Be responsive: কমিউনিকেশন যেকোন কনফ্লিক্ট দূর করার জন্য সবচেয়ে ভালো উপায়। যদি কোনো কাস্টমার কোনো ধরনের ভুল বোঝে, কোনো মিস কমিউনিকেশন তৈরি হয় অথবা কোনো খারাপ পারসেপশন তৈরি হয় তাহলে কাস্টমারের সাথে যত দ্রুত সম্ভব যোগাযোগ করে সমস্যার সমাধান করে দেয়া উচিত। একজন dissatisfied customer কে response না করার মতো ভুল আপনার পুরো বিজনেসকে অনেক ক্ষতির মধ্যে ফেলে দিতে পারে।

ফিডব্যাক: যে কোনো প্রডাক্ট বা সার্ভিস কাস্টমারের কাছে সেল করতে করা হলে অথবা কোনো বিষয়ে কাস্টমারের সাথে কথা বলার পরে আমাদের বিজনেসের যে এলিমেন্ট গুলো আছে সেগুলো সম্পর্কে কাস্টমার বা ক্লায়েন্ট এর ফিডব্যাক নিন এবং যে ফিডব্যাক গুলো পজিটিভ ফিডব্যাক এবং চেঞ্জ করলে কোম্পানির জন্য ভাল হয়, সেই ফিডব্যাক গুলো বাস্তবায়ন করুন।

ফলো আপ: অনেক সময় ব্যবসার পক্ষ থেকে কাস্টমার বা ক্লায়েন্টকে বিভিন্ন কথা দেয়া হয়, প্রমিস করা হয়। অবশ্যই সেই কথাগুলো আমাদেরকে রক্ষা করতে হবে। ক্লায়েন্ট বা কাস্টমারদের সাথে প্রপারলি ফলো আপ না করলে পুরো কোম্পানি বা ব্র্যান্ড নিয়ে negative perception তৈরি হতে পারে।

Customized communication: একটা প্রতিষ্ঠান থেকে যখন একজন কাস্টমার বা ক্লায়েন্টের সাথে তার মতো করে কমিউনিকেট করা হয়, তার মধ্যে প্রতিষ্ঠানটি নিয়ে একটা পজিটিভ ধারণা তৈরি হয়। অনেক অনেক কোম্পানি বা ব্যবসার ভিড়ে আপনার ব্র্যান্ডের নামও তার মনে থাকে। তাই চেষ্টা করবেন ক্লায়েন্ট বা কাস্টমারদের সাথে যতটুকু সম্ভব কাস্টোমাইজ করে কমিউনিকেট করতে, যেন সে বুঝতে পারে আপনি আসলেই তার জন্য কেয়ার করেন।