What is Proforma invoice (PI)?

What is Proforma invoice (PI)?

A Proforma Invoice (PI) is a preliminary or estimated bill of sale sent to a buyer before the actual shipment or delivery of goods or services. It provides details about the goods or services being sold, including descriptions, quantities, prices, and other important terms. However, it is not a request for payment. It’s typically used for customs, budgeting, or confirming the terms of a potential transaction.

Key Characteristics of a Proforma Invoice:

1. Not a Request for Payment: It serves as a quote, rather than a final bill. It outlines the details of the goods or services to be delivered but doesn’t require immediate payment.
2. For Customs and Import/Export: Proforma invoices are commonly used for international shipments. Customs authorities may need a PI to assess taxes, duties, or determine the value of goods being imported or exported.
3. Similar to a Quotation: It gives the buyer an idea of the price, quantity, and terms of the sale but isn’t a legally binding contract like a regular invoice.
4. Contains Key Details:
• Description of the goods or services
• Quantities and prices
• Terms of sale (such as delivery terms, shipping, etc.)
• Estimated shipping costs
• Buyer and seller information
5. Used in Business Transactions: While not a legal invoice, it serves as a way to outline the agreed-upon terms and give both parties clarity before finalizing the sale.

When is a Proforma Invoice Used?

• International Trade: When goods are being shipped internationally, especially for customs clearance.
• Advance Payment: When a supplier asks for payment or deposit before providing the goods or services.
• Confirming Terms: For a buyer who wants to ensure that the terms, quantities, and prices are correct before making the purchase.

Difference between Proforma Invoice and Regular Invoice:

• Proforma Invoice: Used for quotes, not a request for payment. It's an estimate.
• Regular Invoice: A formal request for payment, issued once the goods or services have been provided. 
• 
  

 

Proforma invoice (PI) কি?

প্রফর্মা ইনভয়েস (Proforma Invoice বা PI) হলো একটি প্রাথমিক বা আনুমানিক চালান, যা একজন বিক্রেতা তার পণ্যের মূল্য এবং অন্যান্য শর্তাবলী সম্পর্কে ক্রেতাকে জানাতে পাঠান। এটি একটি প্রকৃত বিল নয়, বরং একটি প্রস্তাবনা বা কোটেশন হিসেবে কাজ করে যা পণ্যের দাম, পরিমাণ, এবং অন্যান্য শর্তাবলী বিস্তারিতভাবে উল্লেখ করে।

প্রফর্মা ইনভয়েসের (PI) বৈশিষ্ট্যসমূহ:

1.      পেমেন্টের জন্য নয়: এটি পেমেন্টের জন্য একটি অনুরোধ নয়। এটি কেবল একটি প্রস্তাবনা বা আনুমানিক চালান।

2.      কাস্টমস এবং আমদানি/রপ্তানি: আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে, প্রফর্মা ইনভয়েসটি প্রায়শই কাস্টমস কর্তৃপক্ষের কাছে ব্যবহার করা হয়, যেখানে পণ্য বা সেবা গন্তব্য দেশে পৌঁছানোর আগে কাস্টমস শুল্ক এবং কর নির্ধারণ করা হয়।

3.      কোটেশনের মতো: এটি বিক্রেতার পক্ষ থেকে ক্রেতাকে একটি কোটেশন বা আনুমানিক চালান সরবরাহ করে, কিন্তু এটি চূড়ান্ত চালান নয়।

4.      বিশেষ বিস্তারিত তথ্য:

o    পণ্যের বিবরণ

o    পরিমাণ এবং দাম

o    বিক্রয় শর্তাবলী (যেমন ডেলিভারি শর্ত, পরিবহন খরচ, ইত্যাদি)

o    ক্রেতা এবং বিক্রেতার তথ্য

5.      ব্যবসায়িক লেনদেনের জন্য ব্যবহৃত: এটি একটি আনুষ্ঠানিক বা চূড়ান্ত বিল না হলেও, লেনদেনের শর্তাবলী স্পষ্ট করার জন্য এবং পারস্পরিক বোঝাপড়া নিশ্চিত করার জন্য ব্যবহৃত হয়।

প্রফর্মা ইনভয়েসের ব্যবহারের সময়:

·         আন্তর্জাতিক বাণিজ্য: যখন পণ্য আন্তর্জাতিকভাবে পাঠানো হয়, বিশেষ করে কাস্টমস ক্লিয়ারেন্সের জন্য।

·         অগ্রিম পেমেন্ট: যদি বিক্রেতা পণ্য বা সেবা সরবরাহের আগে কিছু পরিমাণ অগ্রিম পেমেন্ট চান।

·         শর্তাবলী নিশ্চিতকরণ: যখন ক্রেতা নিশ্চিত হতে চান যে সমস্ত শর্তাবলী সঠিকভাবে উল্লেখ করা হয়েছে।

প্রফর্মা ইনভয়েস এবং সাধারণ ইনভয়েসের মধ্যে পার্থক্য:

·         প্রফর্মা ইনভয়েস: একটি কোটেশন বা আনুমানিক চালান, পেমেন্টের জন্য নয়।

·         সাধারণ ইনভয়েস: এটি একটি চূড়ান্ত চালান যা পণ্য বা সেবা সরবরাহের পরে পেমেন্টের জন্য পাঠানো হয়।

 প্রফর্মা ইনভয়েস: ধারণা ও ব্যবহার
প্রফর্মা ইনভয়েস (PI) সম্পর্কে আলোচনা করে, যা একটি প্রাথমিক বা আনুমানিক চালান। এটি বিক্রেতার পক্ষ থেকে ক্রেতাকে পণ্যের মূল্য এবং শর্তাবলী জানাতে পাঠানো হয়, তবে এটি পেমেন্টের জন্য অনুরোধ নয় এবং একটি প্রকৃত বিলও নয়। প্রফর্মা ইনভয়েস সাধারণত কোটেশন হিসেবে কাজ করে এবং আন্তর্জাতিক বাণিজ্যে কাস্টমস ক্লিয়ারেন্সের জন্য এর ব্যবহার গুরুত্বপূর্ণ। এটি চূড়ান্ত বিল থেকে ভিন্ন, কারণ চূড়ান্ত বিল পেমেন্টের জন্য পাঠানো হয়।