Communication over Phone Call & Online Meeting

ফোন কলের আদবকেতা:

১। কখন কল করবেন: ইমার্জেন্সি ছাড়া ফোন করার একটা নির্দিষ্ট সময় আছে। অফিসিয়াল

কথাবার্তার জন্য অফিস টাইমে ফোন করাই সমীচীন। অফিস টাইমের পরে কেউ আপনার

ফোন ধরে কাজের কথা বলতে বাধ্য নয়। ব্যক্তিগত ফোন কলের ক্ষেত্রেও সকাল ৯টা থেকে

রাত ৯টার মধ্যে ফোন করা উচিৎ।

২। ফোনে কতক্ষন কথা বলা উচিৎ: অপরিচিত কেউ হলে ফোন কল সীমিত রাখার চেষ্টা

করবেন। বিশেষ করে অফিসের মধ্যে বা কাজের মাঝখানে ফোন আসলে দীর্ঘ সময় ফোনে

কথা বলাটা যে কারো জন্য বিরক্তিকর হতে পারে।

৩। ফরমাল কলের ক্ষেত্রে: আনুষ্ঠানিক ফোন কলের ক্ষেত্রে ফোন করে নিজের পরিচয়

দিবেন। আবার অন্যদিকে কারো সাথে সাময়িক প্রফেশনাল সম্পর্ক হলেও তার নাম্বারটি সেভ

করে রাখবেন।

৪। অপরিচিত মানুষের ক্ষেত্রে: কম পরিচিত বা অপরিচিত মানুষকে সরাসরি ফোন দেওয়া

উচিৎ না। টেক্সট করে ফোন করবার অনুমতি চাওয়া উচিৎ।

৫। কতবার কল করবেন? কেউ যদি ফোন কেটে দেয়, তাহলে ওই সময়ে আর কল করবেন

না। কিন্তু তিনি যদি ফোন না ধরেন তাহলেও টানা ২ বারের বেশী কল দেওয়া উচিৎ না। ধরে

নিতে হবে তিনি ব্যস্ত আছেন বা এই মুহুর্তে কথা বলতে পারছেন না।

অনলাইন মিটিং:

অনলাইন মিটিং এর কিছু আদব কায়দা মেনে চললে অনেক বিব্রতকর অবস্থা এড়িয়ে চলা

যায়।

১। কখন মিটিং করবেন: অনলাইনে মিটিং করা যায় বলেই যখন তখন মিটিং করা যায় এই

ধারণা থেকে বেরিয়ে আসুন। working hour-এর বাইরে কাউকে মিটিং এ ডাকাটা একদমই

অনুচিত।

 

যদি ইমার্জেন্সিতে ডাকতেই হয় তাহলে তাকে অসময়ে মিটিং করতে বলার জন্য সরি বলতে

হবে এবং তাকে opt out করার অপশন দিতে হবে।

২। কোথায় মিটিং করবেন: মিটিং করার জন্য এমন একটা জায়গা বেছে নিবেন যেখানে খুব

বেশি আওয়াজ নেই। আশেপাশে মানুষজন কথা বলছে, টিভি দেখছে, এমন জায়গায় বসে

মিটিং করা একদমই অনুচিত। প্লেইন একটা ব্যাকগ্রাউন্ড বেছে নিতে হবে। আর যদি ভালো

ব্যাকগ্রাউন্ড না পাওয়া যায়, একটা ভার্চুয়াল ব্যাকগ্রাউন্ড ও বেছে নেওয়া যেতে পারে।

৩। ক্যামেরা সেটিং: অনেক অনলাইন মিটিং এ ক্যামেরা বন্ধ করার অনুমতি থাকে, সেক্ষেত্রে

আপনি আপনার ক্যামেরা বন্ধ রাখতে পারেন। কিন্তু যদি ক্যামেরা অন করতে বলা হয়,

সেক্ষেত্রে আপনি properly dressed কিনা খেয়াল করুন। আপনার ক্যামেরার প্লেসমেন্ট

এমন হওয়া উচিত যেন আপনার চেহারা দেখা যায় এবং আপনার কাঁধ পর্যন্ত visible থাকে।

৪। মাইক সেটিং: অনলাইন মিটিং এর সময় আপনি যখন কথা বলছেন না তখন নিজের

মাইক মিউট রাখা খুব বেসিক একটা কার্টেসি।

৫। মিটিং চলাকালীন: মিটিং চলাকালীন অন্য কারো কথার মাঝে interrupt করা একদমই

উচিত না। কিন্তু অনলাইন মিটিং এ অনেক সময় ইন্টারনেট সমস্যার কারণে বুঝতে অসুবিধা

হতে পারে। সেক্ষেত্রেও মিটিং এর অনেক টুলস যেমন raise hand ব্যবহার করে আপনি কিছু

বলতে চাচ্ছেন তা জানাতে পারেন। এতে করে যিনি কথা বলছেন কিংবা মিটিং conduct

করছেন তিনি বুঝতে পেরে আপনাকে কথা বলতে আমন্ত্রণ জানাবেন।